هل تبحث عن الأدوات التي تساعد على إنجاز المشاريع العميقة لديك؟
تعتبر إدارة المشاريع من الخطط الهامة التي تعمل على تسليم المشروع بإحترافية عالية، كما أنها تعمل على توفير أكبر كفاءة للمشروع بأقل التكاليف والإمكانيات المادية، لذا فإنها هامة جداً في هذا المقال سوف نتناول الكثير من التفاصيل عن إدارة المشاريع والأدوات التي تساعد في إنجازها في أسرع وقت وبإحترافية عالية.
تعريف ادارة المشاريع
هي عبارة عن مجموعة من الخطط والأدوات والتقنيات الحديثة التي تستخدم في المراجعة والرقابة والرصد كما أنها تتضمن على تنسيق الموارد البشرية والمالية وتنظيمها للبدء في المشروع.
عناصر ادارة المشاريع
هناك عدة عناصر ينبغي أن تتوافر بشكل كامل حتى يتم إنجاح المشروع ومن أهمها:
- أهداف المشروع
حيث أن أهداف المشروع أي حجر الأساس التي تبنى عليه خطط سير المشروع فتنقسم إلى عدة أهداف منها :
- أهداف محددة
فينبغي إستخدام لغة واضحة بين أعضاء العمل لضمان تحقيق الهدف.
- قابلية القياس
أي أنه يلزم أن تكون أهداف المشروع قابلة للقياس أي أن يكون هناك عدة مميزات واضحة للمشروع.
- قابلية التحقيق
ينبغي أن تكون الأهداف واقعية مع تحديد الفترة الزمنية والموارد والإمكانيات المتوفرة والميزانية مالية المتاحة.
- أهداف متصلة بالمشروع محكومة بمدة زمنية
أي أنه ينبغي تحديد موعد زمني حتى يقوم أعضاء العمل بتنفيذه وفقاً للمدة الزمنية ويمكن أيضاً تحفيزهم عندما يتم الإنتهاء منها.
- الجدول الزمني للمشروع
أي أنه عندما يتم وضع الخطط المناسبة للمشروع يتم تحديد الوقت اللازم للإنتهاء من العمل حتى يتم تقييد العمال بفترة زمنية فيتم إنجاز العمل من خلاله.
- ميزانية المشروع
يجب أن توضع ميزانية التكاليف والمساهمات حتى يتم إنجاز العمل على أتم وجه.
- نطاق المشروع
أي النتائج التي يجب أن نصل إليها ومعرفة الجدول الزمني والمهارات البشرية والموارد والوقت المتاح والجودة.
أفضل الأدوات ادارة المشاريع
- مخططات جانت
وهي عباره عن جدول زمني للمشروع يمكن من خلاله تحديد التاخيرات التي قد تحدث وتحديدا مهام المهمه التي تعمل على انجاز المشاريع في الوقت المحدد لها فهي تعطي صوره كامله لهيكل تقسيم العمل كما انها تساعد على تخصيص الموارد بكفاءه عاليه سواء كانت موارد بشريه او ماديه
- هيكل تقسيم العمل
يتم تقسيم الهدف النهائي إلى مراحل ومن ثم تقسم إلى مهام فرعية ويوضع أيضاً لكل قسم الموارد والوقت اللازمين.
- الخط الأساسي للمشروع
يعد الخط الأساسي لمشروع طريقة لتمثيل قيم المشروع من خلال مقارنة خط الأساسي من أداء الفعل.
- أنشطة بناء الفرق
وتعمل هذه الأنشطة على تحسين الروح المعنوية وتحفيز فريق العمل من خلال مجموعة من الأنشطة الترفيهية التي تحث على روح التعاون، كما أنها قد تشمل مسابقات صحية فتعمل على تعزيز الإبداع وتسلط الضوء على المواهب المختلفة لفريق العمل.
- خطة أدارة التواصل
تعمل هذه الخطة على تدفق للمعلومات بين فريق العمل والعملاء، إذ أنها تساعد في المحافظة على العلاقات كما تعمل أيضاً على بناء تفاصيل حول الشخص القائم بالتواصل والشخص التي تم التواصل معه ورد ذلك حيث أن التواصل مع المساهمين وتلبية إحتياجاتهم جزء من نجاح المشروع.
EPMنظام ادارة المشاريع
يعرف بأنه نظام لمساعدة المؤسسات على متابعة وتنفيذ وإدارة وتخطيط المشاريع على مستوى المؤسسة مما يؤدي إلى مساعدة المنظمة لتحقيق أهدافها ورؤيتها الإستراتيجية.
مكونات نظام EMP
- أدارة المحافظ
هو يتم فيه تحديد المشاريع وإختيارها بما يتناسب مع أهداف المؤسسة.
- إدارة البرامج
يتم متابعة المشاريع لتحقق هدفها الإستراتيجي المحدد.
- أدارة المشاريع
يتم تنفيذ ومراقبة المشاريع وتخطيطها.
- الموارد
يتم متابعة الموارد البشرية والمادية.
- أدارة الوقت والجداول
يتم متابعة الجداول الزمنية لضمان الإلتزام بها.
- التقارير ولوحات التحكم
يتم في هذه المرحلة عرض بيانات لحظية.
عوامل استخدام نظام اداره المشاريع EMP
تعتمد على بناء على إحتياجات المؤسسة وأهدافها الإستراتيجية
- حجم المؤسسة.
- نوع المشاريع.
- التكامل مع الأدوات الأخرى.
أهم المميزات الأساسية لأدوات أدارة المشاريع
- أدارة المهام.
- أدارة التعاون.
- أدارة الموارد.
- تتبع الوقت.
- إعداد التقارير والتحليلات.
- قدرات التكامل.
- خيارات التخصص.
ما هي المهام الرئيسية لمدير المشروع خلال مرحلة تنفيذ المشروع
يجب أولا أن نعرف ما هو مدير المشروع هو شخص يقوم بعملية أدارة وتنفيذ المشاريع بإحترافية عالية فيقوم بمهام التخطيط والتنسيق بين جميع أعضاء فريق العمل، كما أنه يكون مسؤول عن أن المشاريع تسير في الإتجاه الصحيح بسلاسة لتحقيق الأهداف والنتائج في الوقت المحدد.
إذا فما هي مسؤوليات مدير المشروع؟
مسؤوليات مدير المشروع هي
- تخطيط المشروع.
- تنسيق الفريق.
- أدارة المخاطر.
- الإشراف عن الميزانية.
- التواصل مع العملاء.
- المحافظة على معايير الجودة.
كما أن هناك مجموعة من المهارات التي يجب أن يتحلى بها مدير المشروع منها:
- القدرة على قيادة وبناء الفريق.
- القدرة على إتخاذ القرارات.
- الكفاءة في أدارة المخاطر.
- تخطيط المشروع.
التغلب على الصعوبات وتحقيق درجة عالية من المتابعة هي جميعها فوائد توفرها إدارة المشروعات؟
نعم إن أدارة المشروعات تعمل على تحقيق درجة عالية من المتابعة والتغلب على الصعوبات وذلك من خلال التخطيط الصحيح والمتابعة المستمرة والتنظيم الفعال لضمان تحقيق أعلى الأهداف وفقاً للميزانية المخصصة لذلك والجداول الزمنية المحددة.
فوائد إستخدام نظام إدارة المشاريع
- العمل على زيادة كفاءة عمل المشروع.
- التواصل الفعال مع فريق العمل.
- أدارة متوازن الموارد.
- تحسين التخطيط.
- تقديم التقارير والتحليلات.
- تقليل المخاطر.
وفي نهاية المقال نود توضيح أن أدارة المشاريع تشمل مجموعة لا متناهية من التقنيات والمنهجية والحلول التي تعمل على التخطيط السليم والواعي للمشاريع وتنفيذها بإحترافية عالية، كما أن استخدام ادوات التي تساعد على انجاز المشاريع العملاقة هي تطبيق للمفاهيم والنظريات المتعلقة بالأساليب والمعلومات والمهارات والخبرة وذلك لتحقيق الهدف المطلوب وهو أفضل عائد إستثمار ضمن المعايير المتفق عليها.
